Мониторинг проекта: процесс «на каждый день»

На нашем сайте –– материал, подготовленный Марфой Гончаровой по “Project Management Tips. What are the things I should be monitoring regularly on my project”. Также на сайте можно ознакомиться с другим материалом, также подготовленным М. Гончаровой, посвященным одному из инструментов управления проектами «Перечень контрольных вопросов».

Представьте, что вам нужно посадить в корзинку пятерых котят, которые постоянно норовят убежать –– пока вы ловили одного, другие уже успели удрать. Подчас с проектами творится то же самое: пока внимание руководителя проекта было приковано к одной, пусть и ключевой работе, всё остальное пошло кувырком. Отслеживание продвижения проекта должно стать обязательной частью ежедневной работы, даже если у руководителя проекта есть другие задачи, требующие внимания. Ниже мы попробовали составить список вещей, к которым нужно постоянно возвращаться и отслеживать регулярно.

В целом, обобщая, можно сказать, что руководитель проекта должен отслеживать возникающие отличия между тем, что было запланировано, и тем, что на самом деле происходит в проекте. В частности:

· соблюдаются ли запланированные сроки начала и завершения работ?

· верно ли были использованы запланированные ресурсы?

· совпадают ли полученные результаты с запланированными?

Хотя это и кажется очевидным, многие проекты уходят всё дальше и дальше от первоначального расписания только из-за отсутствия мониторинга подобных базовых параметров.

Независимо от приёмов, которые вы используете (личные встречи, электронная почта, отчеты, периодические совещания команды и т.д.), именно руководитель проекта несет ответственность за соответствие реального хода проекта запланированному. Если ПМ не обладает необходимой ему информацией, он должен любыми способами получить её.

В самом начале проекта должны быть установлены четкие и принятые всеми правила относительно формы и периодичности предоставления отчетов, которых участники будут придерживаться. Если по прошествии оговоренного периода времени отчета от кого-то из команды нет, руководитель проекта должен связаться с человеком и потребовать его. Чтобы принимать решения о каких-то корректирующих действиях в связи с отклонениями, нужно, по меньшей мере, знать об этих отклонениях.

Зачастую всё внимание сконцентрировано на отслеживании технических аспектов проекта. Большинство руководителей проектов, особенно внутри организаций, в первую очередь являются техническими экспертами. Во многих случаях руководителями данного проекта они становятся именно благодаря своей компетентности в предметной области, а не благодаря навыкам управления проектами. В этом случае, если всё внимание сфокусировано на технологии, наиболее вероятно возникновение проблем, связанных с взаимоотношениями в команде. Практически невозможно найти команду, которая бы «взбунтовалась» из-за каких-то технических проблем. Проект может быть сорван из-за них, но проблемы в команде всегда связаны с взаимоотношениями. «Человеческий фактор» в проекте требует постоянного внимания.

И поскольку мы заговорили о вещах, которые достаточно сложно измерить, стоит вспомнить о том, что руководитель проекта должен периодически отрываться от пристального разглядывания каждой мелочи в своем любимом проекте и смотреть на него и на изменения в нем «сверху», принимая во внимание другие проекты и в целом деятельность компании. Внимание к изменениям в окружении проекта может помочь подготовиться к изменениям внутри него.

Мониторинг проекта –– это процесс, который должен реализовываться постоянно и тщательно. На старте проекта лучше разработать схему работы в этом направлении, запланировать, как именно руководитель проекта сможет отслеживать прогресс и соотносить его с завершением проекта (запланированным и прогнозируемым). Этот процесс – один из тех, которые следует «поставить» и запустить с самого начала проекта.