Перечень контрольных вопросов («вопросник») как инструмент для управления проектами

По материалу Дэвида Аллена (Project Management Tips: Project Planning Checklist by David Allen, www.projectkickstart.com). Подготовлено к публикации и обработано Марфой Гончаровой (партнер PM City, Project Management Training and Consulting).

Планирование проекта во многих организациях представляет собой проблему. Данный вопросник поможет «просканировать» различные аспекты, которые стоит учесть при планировании. Особенно полезно использовать его на ранних этапах планирования в качестве вспомогательного инструмента при проведении мозгового штурма, когда вы свободно можете высказывать любые идеи, которые приходят в голову.

Ресурсы:

· От кого нам необходимо получить существенную для проекта информацию?

· Кто ещё может дать информацию?

· Делалось ли что-либо подобное раньше?

· Какие ошибки нам следует учесть?

· Какой позитивный опыт следует учесть?

· Какими ресурсами мы располагаем?

· Какие ресурсы могут нам понадобиться?

Влияние на организацию:

· Как это соотносится со стратегическими планами компании?

· Как это соотносится с прочими приоритетами, направлениями, целями?

· Как это повлияет на наше положение на рынке?

Организация:

· Кто несет ответственность за успех проекта?

· Каналы коммуникаций (кто с кем должен взаимодействовать),

· Методы предоставления отчетности,

· В каких областях нам необходимо более детальное планирование?

· Какие люди нам нужны?

· Существующие кадры?

· Рекрутинг?

· Подрядчики?

· Консультанты?

· Как мы добьёмся их вовлечения в проект?

· Какие компетенции нам необходимы?

· Кто и что должен знать?

· Какого рода обучение персонала нам необходимо?

· Как организовать обучение?

· Какие ещё коммуникации нужно наладить?

· Какие процедуры в компании будут задействованы?

· Кого следует информировать о ходе проекта?

· Как насчет «боевого настроя»? Удовольствия от работы?

Финансы:

· Сколько это будет стоить?

· Как нам найти эти средства?

· Что может повлиять на стоимость?

· Может ли возникнуть необходимость в дополнительных средствах?

· Какова потенциальная отдача?

· Кто «подписывает чеки»?

Реализация:

· Каковы сроки реализации проекта?

· Есть ли жесткие ограничения?

· Что может повлиять на сроки?

· Кто будет выполнять работы?

· Каким образом мы сможем обеспечить полное достижение результата?

Качество:

· Как мы будет отслеживать прогресс в работах?

· С чем мы будем сверяться, чтобы оценить текущее состояние?

· Какие данные нам нужны и когда они нам потребуются?

· Какие отчеты нам нужны, когда, кому и кем предоставляются?

Политика:

· Чье участие (заинтересованность в проекте) нам нужно?

· Как нам его добиться?

Стейкхолдры –– предположения?

· Владельцы компании,

· Топ-менеджмент,

· Сотрудники,

· Поставщики,

· Покупатели,

· …

Законодательство:

· Ограничения,

· Регулирование деятельности.

Пространство/Обеспечение/Оборудование:

· Помещение,

· Как получить требуемое помещение?

· Какие инструменты нам нужны? Когда?

· Телефония, компьютеры

· …

Исследования:

· Что нам необходимо изучить/освоить для работы?

PR:

· Будет ли полезно распространять информацию о проекте?

· Как этого добиться?

Риски

· Что может произойти?

· Сможем ли мы с этим справиться?

Вопросы, над которыми необходимо подумать:

· Кто может сомневается в успехе данного проекта?

· Каковы будут их аргументы?

· Что самое плохое может случиться с проектом, с результатами проекта?

· Что бы вы с этим сделали?

· Аналогично –– что самое хорошее?

· Самое невероятное из того, что может произойти?

· Как бы отнесся к проекту 12-летний ребёнок?

· Готовы ли вы сделать это?

· Каково ваше отношение к проекту?